Apa Itu Knowledge Management

Yah tulisan ini sebetulnya tulisan hanya sebagai catatan saja, karena hanya ingin tahu daripada hanya menjadi rasa ingin tahu dan lewat begitu saja maka saya catat saja dalam tulisan ini

Knowledge Management

Seorang Anggota TNI Mayor Czi Budiman S. Pratomo mengutip pendapat Alvin Toffler pada era informasi faktor yang menonjol adalah Mind (pikiran, pengetahuan). Pengetahuan sebagai modal mempunyai pengaruh yang sangat besar dalam menentukan kemajuan suatu organisasi. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, pengetahuan akan mengalami keusangan oleh sebab itu perlu terus menerus diperbarui melalui proses belajar. Dalam era sekarang ini sangat populer dimana pengetahuan-pengetahuan itu diakumulasi untuk dijadikan sebuah data mentah dan dijadikan sebuah informasi yang disusun dan dikelola. Karena pada era informasi ini perusahaan-perusahaan sudah mulai terbuka wawasan nya akan pentingnya mengelola sebuah pengetahuan, seberapa pentingnya pengetahuan bagi berjalannya perkembangan roda bisnis perusahaan.

Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi). Sedangkan Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan, multimedia atau dalam bentuk lainnya. Dan Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Hanya saja dalam prosesnya, Pengetahuan itu adalah informasi yang didayagunakan dan dimaknai oleh si pengguna informasi tersebut. Sehingga terdapat dua konteks arahan dari pengetahuan itu sendiri. Dari penjelasan diatas dapat diartikan bahwa pengetahuan itu adalah sebuah data, karena didapatkan dari bentukan-bentukan pengalaman, dan akan terus berputar seperti circle karena ketika data diolah menjadi informasi dan dimaknai oleh pengguna sehingga menjadi pengetahuan yang didayagunakan, tetapi orang lain melihat itu dalam perspektif lain maka akan kembali menjadi data yang perlu diolah kembali untuk menjadi informasi bagi orang lain tersebut, dan dimaknai kembali oleh orang lain tersebut, dan seterusnya begitu berulang-ulang.

Pengetahuan terbagi dua, karena terlihat dari fenomena circle diatas :

1. Pengetahuan Tacit merupakan bentuk pengetahuan yang masih tersimpan dalam pikiran manusia. Misalnya gagasan, persepsi, cara berpikir, wawasan, keahlian/kemahiran, dan sebagainya.
2. Pengetahuan Eksplisit merupakan bentuk pengetahuan yang sudah terdokumentasi/terformalisasi, mudah disimpan, diperbanyak, disebarluaskan dan dipelajari. Contoh: manual, buku, laporan, dokumen, surat dan sebagainya.

Sehingga Pendefinisian tentang Manajemen Pengetahuan itu tergantung dari fungsi organisasi atau perusahaan tempat dimana Manajemen Pengetahuan itu diterapkan, hanya saja ketika melihat sekilas Manajemen Pengetahuan adalah proses dimana untuk menemukan, memilih, mengorganisasikan, menyarikan dan menyajikan serta menyebarkan informasi dengan cara tertentu yang dapat meningkatkan penguasaan pengetahuan dalam suatu bidang kajian yang spesifik. Atau secara umum KM adalah teknik untuk mengelola pengetahuan dalam organisasi untuk menciptakan nilai dan meningkatkan keunggulan kompetitif. Dalam artiannya KM itu adalah sebuah ilmu Multidisipliner yang mencakup banyak hal.

KM itu Ilmu Multidisipliner?

KM itu sendiri muncul dari sebuah kebutuhan pengembangan pengetahuan dalam organisasi, awal mulanya konsep ini mucul dari orang-orang manajemen karena kompetisi yang kian tajam dalam memperoleh keunggulan. Ketatnya kompetisi menyadarkan orang bahwa hanya penguasaan pengetahuanlah yang akan menentukan keunggulan suatu organisasi. Seperti halnya Napoleon Bonaparte berpendapat "Siapa yang menguasai informasi dia yang menguasai Dunia". Dari pendefinisian KM sendiri maka kita mendapatkan bidang-bidang ilmu yang berkaitan dengan Knowledge Management itu sendiri :

• Ilmu keorganisasian 
• Ilmu kognitif 
• Linguistik 
• Teknologi informasi -> knowledge-based system, database technology, information management 
• Ilmu Perpustakaan
• Teknik penulisan dan jurnalisme 
• Antropologi dan sosiologi 
• Pendidikan dan pelatihan 
• Ilmu komunikasi 
• Teknologi kolaborasi -> intranet, ekstranet, portal, web technologies

Konsep Penerapan Knowledge Management

Untuk dapat menerapkan knowledge management, kita harus mengenal komponen-komponen apa saja yang menyusun knowledge management. Dalam artikelnya yang berjudul EFQM Excellence Model and Knowledge Management Implications, Dilip Bhatt seorang konsultan Knowledge Management mengungkapkan tiga komponen knowledge management yang terdiri dari (Bhatt, 2000) yaitu People, Process, dan Technology.
Seperti yang dikemukakan Bhatt, setiap aspek dari knowledge management pasti berkaitan dengan tiga komponen tersebut, yaitu people, process, dan tehnology. Berikut adalah contoh dari tiga pilar diatas

• People: Knowledge berada didalam people dan akan ditransfer ke people juga, jadi people adalah faktor utama dalam penerapan keberhasilan knowledge management.
• Process: Proses membantu untuk mengeksternalisasi (tacit menjadi explicit) yang berhubungan dengan perubahan proses kerja, organisasi dan lain sebagainya.
• Technology: Teknologi disini berperan serta sebaga enabler dalam knowledge management, dimana teknologi mempunyai fungsi dalam capture, store, update, search dan re-use knowledge atau yang sering kita kenal sebagai KMS (Knowledge Management System).

Hal terpenting lainnya yaitu empat pilar utama dalam penerapan knowledge management yang dikemukakan oleh Stankosky (2000), seperti tercantum pada gambar dibawah ini:

Stankosky menjelaskan bahwa empat pilar tersebut yang menopang kekuatan dalam arsitektur knowledge management:

• Leadership. Kepemimpinan mengembangkan strategi yang dibutuhkan untuk keberhasilan dalam sebuah lingkungan. Strategi itu menentukan visi dan harus menyelaraskan KM dengan strategi bisnis untuk mendorong nilai dari KM ke seluruh organisasi. Fokusnya adalah membangun dukungan dari para eksekutif.
• Organization. Memperkenalkan KM membutuhkan perubahan dalam organisasi, dan KM dituntut untuk menjadi katalis dalam budaya perusahaan. Untuk memulai perubahan dalam organisasi, KM harus diintegrasikan dengan proses bisnis.
• Technology. Sebagai tools dalam KM yang sangat penting. Menentukan dan mendefinisikan kemampuan IT sangat penting agar sesuai dan sejalan dengan kebutuhan organsisasi.
• Learning. Pembelajaran dalam organisasi (organizational learning) harus diarahkan kepada pendekatan seperti peningkatan komunikasi, menjalankan tim yang lintas-fungsi, dan menciptakan komunitas belajar. Dalam konteks ini belajar dapat dideskripsikan sebagai mendapatkan knowledge atau kemampuan melalui belajar, pengalaman, atau instruksi-instruksi. Manusia (people) memainkan peranan penting dalam hal ini, baik dalam mengoperasikan KMS sebagai tools untuk mensuport perusahaan, berkolaborasi, berkomunikasi, sharing ide, dan sebagainya.

Knowledge Management VS Perpustakaan

Perpustakaan seperti yang saya kutip dari wikipedia Dalam arti tradisional, perpustakaan adalah sebuah koleksi buku dan majalah. Walaupun dapat diartikan sebagai koleksi pribadi perseorangan, namun perpustakaan lebih umum dikenal sebagai sebuah koleksi besar yang dibiayai dan dioperasikan oleh sebuah kota atau institusi, dan dimanfaatkan oleh masyarakat yang rata-rata tidak mampu membeli sekian banyak buku atas biaya sendiri.
Tetapi, dengan koleksi dan penemuan media baru selain buku untuk menyimpan informasi, banyak perpustakaan kini juga merupakan tempat penimpanan dan/atau akses ke map, cetak atau hasil seni lainnya, mikrofilm, mikrofiche, tape audio, CD, LP, tape video danDVD, dan menyediakan fasilitas umum untuk mengakses gudang data CD-ROM dan internet.

Perpustakaan dapat juga diartikan sebagai kumpulan informasi yang bersifat ilmu pengetahuan, hiburan, rekreasi, dan ibadah yang merupakan kebutuhan hakiki manusia.

Oleh karena itu perpustakaan modern telah didefinisikan kembali sebagai tempat untuk mengakses informasi dalam format apa pun, apakah informasi itu disimpan dalam gedung perpustakaan tersebut atau tidak. Dalam perpustakaan modern ini selain kumpulan buku tercetak, sebagian buku dan koleksinya ada dalam perpustakaan digital (dalam bentuk data yang bisa diakses lewat jaringan komputer).

Dari penjelasan diatas saya mencoba untuk mengkaitkan konsep KM dan konsep dari perpustakaan itu sendiri sama. Hanya saja beberapa ahli berpendapat konsep KM itu sendiri lebih luas dari konsep perpustakaan, dan kenapa kebanyakan ahli-ahli KM adalah lulusan sekolah informatika bukan lulusan Ilmu Perpustakaan..??

Sumber Referensi :
Bhatt, D. 2000. EFQM Excellence Model and Knowledge Management Implications.
Stankosky, Michael. 2000. A Theoretical Framework. KM World. Special Millennium Issue.